Es ist soweit – ihr habt euch verlobt. Nun kann eure Hochzeitsplanung offiziell beginnen.
Zuallererst solltet ihr euch Gedanken darüber machen, wo ihr überhaupt heiraten möchtet und welche Art von Location eurem Stil und eurer Persönlichkeit als Brautpaar entspricht.
Mittlerweile gibt es unzählige Location-Typen: Schlösser, Burgen, Scheunen, Hotels oder sogar industrielle Hallen. Sobald ihr für euch entschieden habt, in welcher Hochzeitslocation ihr euren großen Tag feiern möchtet, kann es losgehen. Und zwar mit Anfragen der jeweiligen Location und anschließend Besichtigungen. Neben dem Aussehen der jeweiligen Location, geht es bei Besichtigungen jedoch auch um weitere Aspekte.
In diesem Beitrag möchte ich euch wichtige Kriterien vorstellen, die ihr unbedingt bei eurer Besichtigung ansprechen solltet – so vermeidet ihr böse Überraschungen am Tag der Hochzeit. Auch ich, als Hochzeitsplanerin, stelle diese Fragen immer, wenn ich eine Hochzeitslocation besichtige:
1. Kapazität
Einer der wichtigsten Fragen ist wohl die Frage nach der Kapazität. Dieses Kriterium ist entscheidend dafür, ob ihr eure Hochzeit hier umsetzen könnt. Denn wenn es schlichtweg nicht genügend Platz für all eure Gäste gibt, kann eure Hochzeit in dieser Location nicht stattfinden. Oftmals ist es so, dass der Platz erweitert werden kann. Dies kann zum Beispiel durch einen direkt angrenzenden Raum der Fall sein, in dem eure Gäste Platz finden können. Auch das Entfernen von Trennwänden ist eine Möglichkeit, um mehr Raum zu schaffen. Unter Anderem spielt auch die Bestuhlungsart eine Rolle. Je nachdem, ob ihr euch für runde Tische oder für eine lange Tafel entscheidet, kann dies auch beeinflussen, wie viele Person in der Hochzeitslocation untergebracht werden können.
2. Sperrstunde
Die Sperrstunde ist gerade für alle Partymäuse sehr relevant, denn diese gibt an, wie lange ihr es so richtig krachen lassen könnt. Diese Sperrstunde kann von Location zu Location variieren. So heißt es bei manchen Hochzeitslocations um 1 Uhr, dass die Party vorbei ist. Bei anderen ist das alles ein bisschen lockerer geregelt: da gilt die Sperrstunde auch beispielsweise erst ab 4 Uhr. Natürlich kann es auch vorkommen, dass eure Feierlocation überhaupt gar keine Sperrstunde festgelegt hat – ihr dürft also so lange Party machen, wie ihr möchtet. Klärt dies direkt zu Beginn ab, damit euch böse Überraschungen während der Party, erspart bleiben.
3. Lautstärkebegrenzung
Manchmal kommt es vor, dass Hochzeitslocations auch eine bestimmte Begrenzung der Lautstärke festgelegt haben. Das betrifft, wie auch schon die oben erwähnte Sperrstunde, natürlich hauptsächlich die Hochzeitsfeier. Die Location fordert dann, dass die Lautstärke der Musik, ab einer bestimmten Uhrzeit, heruntergefahren wird. Solch eine Regelung kommt vor allem häufig bei Locations mitten in einem Ort oder in einem Wohngebiet vor. So soll sichergestellt werden, dass die Bewohner nicht von eurer Hochzeitsparty gestört werden. Wie dies in eurer Location geregelt ist, ist nicht nur für euch selbst interessant, sondern auch für den/die DJ/DJane. Denn dieser/diese ist schließlich dafür da, die Stimmung so richtig aufzuheizen.
4. Korkgeld
Ihr möchtet eine ganz bestimmte Spirituose auf eurer Hochzeit genießen, weil es eure liebste ist, die Location hat diese jedoch nicht in ihrem Repertoire? Grundsätzlich ist es bei den allermeisten Hochzeitslocations erlaubt, diese dann selbst mitzubringen. Allerdings ist dies oft mit zusätzlichen Kosten verbunden. Das Korkgeld wird je Flasche, die ihr selbst mitbringt, berechnet. In welcher Höhe das sogenannte Korkgeld anfällt, variiert von Location zu Location. In manchen Hochzeitslocations beträgt es nur wenige Euros. In anderen Locations kann das Korkgeld je mitgebrachter Flasche bis über 30 Euro steigen. Überlegt euch also am besten im Vorfeld gut, ob es euch wirklich wert ist, Alkohol selbst mitzubringen.
5. Tellergeld
Auch das Tellergeld gehört zu den Kosten, die zusätzlich anfallen können. Im Gegensatz zum Korkgeld, betrifft das Tellergeld jedoch keine alkoholischen Getränke, sondern eure Hochzeitstorte. Wenn ihr euch dazu entscheidet, eure Hochzeitstorte von einer externen Konditorei zu beziehen, kann das sogenannte Tellergeld anfallen. Das Tellergeld auf eurer Hochzeit fällt je Gedeck an. Hierbei liegen die Kosten allerdings nicht so hoch, wie bei dem vorher aufgeführten Korkgeld. Ihr könnt hier mit wenigen Euros je Gedeck rechnen. Je nachdem, wie viele Gäste auf eurer Hochzeit sind, kann sich dies jedoch auch summieren. Daher sollte man auch diese zusätzlich anfallenden Kosten nicht unterschätzen.
6. Caterer
Neben der Unterhaltung und der Musik an eurem großen Tag, spielt auch das Essen eine sehr wichtige Rolle – wenn nicht sogar die wichtigste. Umso wichtiger ist es auch, zu wissen, wer sich um das Essen kümmert. Viele Locations verfügen über eine hauseigene Gastronomie. Dazu gehören oftmals Hotels, Gutshöfe und natürlich auch Restaurants. Falls die Location nicht über eine eigene Gastronomie verfügt, muss das Essen natürlich woanders herkommen. Hier kommt der Caterer ins Spiel. Fragt hier am besten nach, ob die Hochzeitslocation einen festen Catering-Partner hat. Falls ja, ist dies verbindlich und ihr könnt den Caterer nicht frei wählen. Jedoch gibt es auch viele Locations, die weder eine hauseigene Gastronomie haben noch an einen festen Caterer gebunden sind. Bei solchen Locations habt ihr dann freie Wahl. Ihr könnt euch also den Cateringservice aussuchen, der am allerbesten zu euch passt und eure Wünsche erfüllen kann.
7. Kosten und Preise
Dieser Punkt klingt selbsterklärend und logisch, jedoch gibt es auch hier etwas zu beachten.
Bevor ihr auf Locationsuche geht, legt ihr am besten gemeinsam eure Prioritäten fest. Am einfachsten lässt sich dies mit einem Budgetplan handhaben. Solch einen Budgetplan erstelle ich als Hochzeitsplanerin auch für die Brautpaare und aktualisiere diesen während der gesamten Planungszeit. Macht euch also Gedanken darüber, wie viel ihr bereit seid, für die Location eurer Traumhochzeit auszugeben. Mithilfe des Budgetplans, verliert ihr die verschiedenen Werte der jeweiligen Position, nicht aus den Augen. Neben der Raummiete oder dem Mindestumsatz können nämlich noch weitere Kosten anfallen. Zu diesen Kosten gehört beispielsweise eine Reinigungsgebühr. Häufig kommt es auch vor, dass ein Nachtzuschlag hinzu kommt. Dieser Nachtzuschlag wird meistens je Stunde, die ein Mitarbeiter ab einer bestimmten Uhrzeit, arbeitet, berechnet.
8. Zusätzliche Räumlichkeiten
Sicherlich fragt ihr euch jetzt sowas wie: “Warum denn das?”. Aber glaubt mir, zusätzliche Räumlichkeiten auf eurer Hochzeit können wirklich sehr hilfreich sein. Sicherlich bekommt ihr am Tag eurer Hochzeit einige Geschenke von euren Gästen. Doch habt ihr schon mal darüber nachgedacht, wo diese überhaupt verstaut oder gelagert werden sollen? Wenn nicht, solltet ihr vielleicht einen extra Tisch oder falls möglich, sogar einen extra Raum dafür einplanen. So könnt ihr sichergehen, dass alles an einem Ort gesammelt wird und nichts verloren geht. Mit solch einem zusätzlichen Tisch oder Raum verliert ihr garantiert nicht den Überblick über alle tollen Geschenke. Ein weiteres, sehr sinnvolles Beispiel für einen extra Raum ist ein Rückzugsort. Gerade für die älteren Gäste und Kinder auf eurer Hochzeit, kann das eine echte Bereicherung sein. Vielen älteren Menschen wird es nach einer gewissen Zeit zu laut und sie sehnen sich nach einem Moment der Ruhe. Sicherlich sind sie euch dann sehr dankbar, wenn ihr einen Rückzugsort für sie eingeplant habt. Auch die kleinen Gäste unter eurer Hochzeitsgesellschaft freuen sich auf einen Ort, an dem sie kurz abschalten und etwas spielen können. So könnt ihr beispielsweise auch eine Spielecke einrichten.
9. Trauung
Für welche Art der Trauung ihr euch für eure Hochzeit entscheidet, spielt eine zentrale Rolle bei der Wahl eurer Hochzeitslocation. Möchtet ihr ausschließlich standesamtlich heiraten? Bevorzugt ihr eine kirchliche Trauung? Oder spricht euch eine freie Trauung am meisten an? Für jede Art der Trauung gibt es etwas zu beachten, wenn es um das Thema der Locationsuche geht. Falls ihr standesamtlich heiraten möchtet, euch die Standesämter im Rathaus eures Wohnsitzes aber zu langweilig sind, solltet ihr euch unbedingt mit Außenstellen beschäftigt haben. Mittlerweile gibt es immer mehr solche Außenstellen. Beispielsweise wird so möglich, standesamtlich in einem Schloss mit wunderschönem Ausblick, heiraten zu können. Falls ihr im Anschluss noch eine freie Trauung wünscht, kann diese in ein und derselben Location stattfinden. Ist das nicht praktisch? Erst vor Kurzem war ich selbst auf einer Locationbesichtigung, die eine solche Außenstelle hat – der Blick aus dem Schloss direkt auf den Rhein hat mich sofort überzeugt.
Ihr möchtet lieber kirchlich heiraten? Dann solltet ihr definitiv darauf achten, wie weit die Kirche des Ortes von der jeweiligen Location entfernt ist. Am praktischsten ist es hierbei, wenn die Location von der Kirche fußläufig zu erreichen ist. In manchen Locations findet ihr sogar eine eigene Kapelle – so könnt ihr eure Trauung und auch die anschließende Feier an einem Ort genießen.
Falls ihr euch für eine freie Trauung entscheidet und diese am liebsten draußen, beispielsweise auf einer Wiese, erleben möchtet, solltet ihr unbedingt darauf achten, ob die Location über genügend Platz verfügt. Denn je nachdem, wie viele Gäste ihr einladet, können durchaus eine Menge Stühle anfallen – und die müssen auch erstmal alle aufgestellt werden. Auch wenn ihr mitten im Hochsommer heiratet und eure Trauung draußen stattfindet, kann es trotzdem passieren, dass es regnet. Seid am besten auch darauf gut vorbereitet. Fragt deshalb am besten bei der Besichtigung nach einer “Schlechtwetter”- Alternative.
10. Exklusivität
Für viele Brautpaare während der Planung ihrer Hochzeit wird schnell klar, dass sich keine andere Gesellschaft am Tag der Hochzeit in der Location befinden soll. Je nachdem wie groß die Location ist, ist dies jedoch nicht automatisch gesichert. Klärt dies deswegen unbedingt vorher ab. Wenn in der Location mehrere Events parallel stattfinden, fragt am besten nach, wie getrennt diese voneinander ablaufen. Letztendlich ist es aber eine Typ-Sache, ob es einen stört, wenn andere Events neben der eigenen Hochzeit, stattfinden.
Entscheidet da am besten nach eurer persönlichen Vorliebe und eurem Bauchgefühl.
11. Kapelle
Wie bereits beim Thema “Trauung” erwähnt, verfügen manche Locations über eine eigene Kapelle. Natürlich ist dies besonders interessant für euch, wenn ihr gerne kirchlich heiraten möchtet. Häufig sind es Burgen oder Schlösser, die eine solche Kapelle haben. Hierbei ist es essentiell, darauf zu achten, für wie viele Personen die Kapelle überhaupt Platz bietet. Denn in den allermeisten Fällen sind Kapellen deutlich kleiner gehalten als die üblichen Kirchen. Wenn ihr eine große Hochzeitsgesellschaft seid und auch alle Gäste bei der Trauung dabei sein werden, kann es durchaus sein, dass die Kapelle nicht über genügend Platz verfügt. Wenn man sich für eine kirchliche Trauung entscheidet, lohnt es sich meiner Meinung nach jedoch immer, zumindest einmal nachzufragen. Der größte Vorteil solch einer Kapelle ist nämlich, dass sowohl die Trauung als auch die anknüpfende Feier, an ein und denselben Ort stattfinden können. So ist es nämlich viel bequemer, da ihr euch Zeit und Weg spart.
12. Parkmöglichkeiten
Das Kriterium “Parkmöglichkeiten” sollte man definitiv nicht unterschätzen und unbedingt abklären, bevor ihr euch final für eine Location entscheidet. Denn letztendlich ist es so, dass nicht nur eure Gäste untergebracht werden wollen, sondern auch deren Fahrzeuge. Aus diesem Grund ist es wichtig, abzuklären, ob die Location überhaupt über eigene Parkplätze verfügt. Denn es gibt durchaus auch Locations, die dies nicht tun – auch dies habe ich erst vor Kurzem auf einer Locationbesichtigung festgestellt. Wenn die Hochzeitslocation keine eigenen Parkmöglichkeiten hat, ist es interessant zu wissen, wo sich die nächstgelegenen, befinden. Außerdem ist es auch interessant zu wissen, egal ob die Location eigene Parkplätze hat oder nicht, ob diese kostenpflichtig sind. So können sich eure Gäste ganz entspannt darauf vorbereiten und es gibt keine Panik, wenn jemand gerade keine Münzen für die Parkuhr zur Verfügung hat. Wichtig zu wissen ist auch, wie weit die Parkplätze vom eigentlichen Eingang der Location entfernt sind. Umso wichtiger wird diese Information, wenn ältere oder körperlich eingeschränkte Menschen, Teil eurer Gäste sind. Kümmert euch hier unbedingt im Vorfeld um Alternativen, sodass am Tag der Hochzeit keine Unruhe aufkommt.
13. Bestuhlung und Hochstühle
Die Frage nach der Bestuhlung und nach Hochstühlen ist wichtiger, als sie vielleicht im ersten Moment scheinen mag. Denn nicht alle Bestuhlungsarten sind in jeder Location umsetzbar. So kann es durchaus sein, dass es in manchen Locations nur möglich ist, runde Tische zu stellen, jedoch keine lange Tafel. In einer anderen Location kann es genau anders herum sein und es kann zwar eine lange Tafel gestellt werden, allerdings keine runden Tische. Erkundigt euch also früh genug, was möglich ist. Auch für die Floristik und die Dekoration ist diese Information sehr hilfreich.
Falls ihr Kinder auf eurer Hochzeit habt, die ein bestimmtes Alter noch nicht überschritten haben, solltet ihr euch darum kümmern, dass auch die kleinen Gäste eine Sitzmöglichkeit haben. Informiert euch deshalb, ob die Location überhaupt über Hochstühle verfügt, und wenn ja, über wie viele. Falls sie keine zur Verfügung haben, gibt es jedoch immer noch die Möglichkeit, welche zu mieten.
14. Eigenes Mobiliar und Tischwäsche
Ein sehr breit gefächertes Themengebiet ist das Mobiliar für eure Hochzeit. Zunächst kommt es hier darauf an, ob die jeweilige Location über eigenes Mobiliar verfügt. Falls ja, schaut es euch am besten während der Besichtigung an und entscheidet dann für euch, ob es eurem Stil entspricht oder nicht. Falls anderes Mobiliar besser zu eurem Konzept passt, ist es ratsam, abzuklären, ob ihr Mobiliar von einem Mietservice, beziehen dürft. Heutzutage gibt es nämlich unzählige Varianten an Stühlen, Tischen usw. – eurer Kreativität ist somit keine Grenze gesetzt. Falls ihr externes Mobiliar beziehen dürft, beachtet, dass oftmals eine Gebühr für den Aufbau anfällt. Informiert euch also vorab unbedingt darüber, ob die Hochzeitslocation, alles an Mobiliar hat, was ihr euch wünscht oder ob es notwendig wird, etwas von einem externen Service zu mieten.
Dasselbe gilt auch für die Tischwäsche. Besitzt die Location Tischwäsche? Gefällt euch diese Tischwäsche und passt sie überhaupt zu dem Stil eure Hochzeit? Ist es erlaubt, externe Tischwäsche zu verwenden? Fällt eine zusätzliche Reinigungsgebühr an? All diese Fragen solltet ihr abklären, bevor ihr euch endgültig für eine Location entscheidet.
15. Übernachtungsmöglichkeiten
Auch das Thema “Übernachtungsmöglichkeiten” sollte unbedingt vorher abgeklärt werden, bevor ihr eure Location bucht. Gerade wenn ihr viele Gäste eingeladen habt, die nicht direkt um die Ecke wohnen und somit einen weiteren Weg haben, ist die Frage nach den Übernachtungsmöglichkeiten wirklich essentiell. Wenn die Location Übernachtungsmöglichkeiten bieten kann, ist es wichtig zu wissen, wie viele Zimmer sie zur Verfügung stellen kann. Auch wo ihr als Brautpaar nächtigen könnt, ist wichtig zu wissen. Die allermeisten Locations haben heutzutage eine Hochzeits-Suite für das Brautpaar.
Falls die Location keine eigenen Möglichkeiten zur Übernachtung hat, schaut euch rechtzeitig nach Alternativen in der unmittelbaren Nähe um.
Als Hochzeitsplanerin habe ich noch einen Tipp für euch, wenn es um Übernachtungsmöglichkeiten geht: Organisiert ein sogenanntes “Abrufkontingent” bei Hotels in der Nähe der Hochzeitslocation. Dieses Kontingent reserviert eine bestimmte Anzahl an Zimmern bis zu einer festgelegten Frist. Anschließend wird ein bestimmtes Stichwort festgelegt, unter dem eure Hochzeitsgäste, sich ein Zimmer mieten können. Diese Information könnt ihr am besten in eure Einladungskarten mit einfügen. Ich empfehle euch, solch ein Abrufkontingent nicht nur bei einem Hotel einrichten zu lassen, sondern bei mehreren in verschiedenen Preisklassen. So könnt ihr auf Nummer sicher sein, dass für jeden eurer Gäste etwas passendes dabei ist.
Fazit
Wie ihr seht, gibt es eine Menge an Kriterien und Aspekten, die ihr bei eurer Locationsuche beachten solltet. Nur so könnt ihr euch sicher sein, dass euch am Ende keine bösen Überraschungen erwarten und ihr auch wirklich an alles gedacht habt. Nehmt die Wahl eurer Hochzeitslocation deshalb nicht auf die leichte Schulter. Denn immerhin stellt die Location das Grundgerüst eurer Hochzeit dar. Alles Weitere baut auf ihr auf und genau aus diesem Grund sollte sie sorgfältig ausgewählt werden. Hört auf euer Bauchgefühl und nehmt euch eine Checkliste an Fragen mit – dann bin ich mir sicher, dass ihr die richtige Wahl treffen werdet!
Falls euch die Locationsuche allerdings zu lästig ist und euch Bauchschmerzen bereitet, kann es sich durchaus lohnen, einen Hochzeitsplaner in Erwägung ziehen. Ich biete beispielsweise das sogenannte Locationscouting an. Hier finde ich eure Traumlocation, während ihr euch zurücklehnen könnt. Ihr spart euch nicht nur eine Menge Zeit, sondern definitiv auch Nerven! Euer Interesse ist geweckt? Kontaktiert mich gerne hier über mein Kontaktformular und wir sprechen ganz locker und schauen gemeinsam, wie ich euch unter die Arme greifen kann. Natürlich ist dieses Gespräch kostenfrei und unverbindlich.
Foto: Hannah Strubel